No mundo tradicional do papel, as pessoas que precisam assinar documentos são identificadas de várias maneiras: por meio de um cartão de assinatura, pessoalmente ou por meio de uma identificação com foto. No mundo virtual sem papel, os signatários se registram eletronicamente e obtêm um certificado digital. O certificado fornece identificação eletrônica semelhante a uma certidão de nascimento ou passaporte. Os certificados digitais contêm informações sobre o usuário, como o nome do titular do certificado, endereço de e-mail e outras informações de identificação específicas. Os certificados digitais verificam se o usuário é quem ele ou ela afirma ser. Os certificados são gerados pelas Autoridades de Certificação (CA) imediatamente após a identidade do usuário ser validada. Uma vez que um sistema de assinatura digital tenha sido implantado, ele deve ser simples de usar e o mais transparente possível. Nem os usuários nem a pessoa de TI devem estar cientes de como um certificado é gerado ou mantido.
O que é ICP-Brasil e como funciona
No mundo tradicional do papel, assinar um documento é simples, intuitivo e rápido. No mundo virtual sem papel, assinar um documento deve ser igualmente fácil. Não deve levar mais do que 10 segundos ou 1-2 cliques do mouse – para garantir que o documento seja assinado, selado e legalmente compatível. Os usuários não devem ser obrigados a aprender novas tecnologias ou exigir assistência de um Help Desk.
Custo total de propriedade – A assinatura tradicional em papel deixa montanhas de papelada. Isso requer armazenamento físico em arquivos que muitas vezes se multiplicam em proporções de depósito. Para reduzir custos e melhorar a eficiência, as empresas devem migrar para o mundo dos processos eletrônicos. Os sistemas de assinatura digital baseados em padrões permitem que as empresas se tornem totalmente sem papel. No entanto, ao considerar uma solução de assinatura digital, é importante analisar os potenciais custos ocultos. Muitos sistemas tradicionais de assinatura digital são difíceis de implementar. Eles envolvem software complicado que exige um investimento pesado em suporte e desenvolvimento de TI. Às vezes, um Help Desk precisa ser criado ou uma equipe adicional contratada para dar suporte ao sistema. Outros custos que precisam ser verificados incluem taxas de registro e renovação de certificados digitais, o custo de cartões inteligentes, etc.